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2020.11.8

【経営ノウハウ】忙しい社長に超おすすめ!Chatworkで業務効率化を図ろう。

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 当事務所では、お客様やスタッフとのコミュニケーションを図るために、チャットワークを導入しています。

チャットワークとは、LINEのように、相手との1対1のチャットを行ったり、グループを作って、

グループディスカッションを行ったりするツールで、パソコン、スマホどちらにも対応しております。

 私は、特に少人数で運営している中小企業の社長や、クリニックの院長先生に有益であるということで、

このチャットワークというツールをお勧めしています。

では、なぜ、このチャットワークを経営者にお勧めするのかという理由を、お話したいと思います。

理由その1.スタッフへの業務指示が素早く出来るため、会社全体の業務がスムーズに廻るようになる。

 スタッフが9人以下くらいの社長は、こんな経験がないでしょうか?

それは、社長自身が営業で、取引先の担当者と商談中に、別の取引先から携帯に電話が入り、

さらに事務所のスタッフから、社長に緊急の要件で連絡が入るなど、業務が二重三重と重なり、

一瞬どう動けばよいか固まってしまう、このようなことは日常茶飯事にあるでしょう。

 このような場合、チャットワークを導入することにより、経営者が適切に優先順位を判断して、

順序立ててスムーズに業務をこなすことが可能となります。

なぜなら、

 ・チャットワークの画面で、今ある課題を整理確認できること。

 ・電話のように聞いている状態ではなく、文字データで残っているため、

  頭のなかで忘れることもできる。

 ・LINEのような、既読未読の機能がないため、課題を処理する側があせらず対処できる

この段階でも、チャットワークの良さを実感することができます。

理由その2.スタッフの経営者への報告能力が向上する。

 経営者が、チャットワークを活用するようになると、スタッフも、経営者への報告業務について

チャットワークを多く活用することになります。この場合、スタッフは、経営者の顔色を見ることなく

報告に専念することができるため、口頭での報告と比べると、「報告する」というハードルが下がっているはずです。

また、基本的に文字ベースの報告のため、読み手は、報告事項を把握するための最低限の要素が入っていなければ、

スタッフにその要素を満たすように要求します。すると、スタッフは、5W1Hを満たす報告ができるようになります。

理由その3.スタッフ全員が、会社全体の業務の進捗状況を把握して、問題点を整理していく。

 チャットワークは、Facebookやtwitterのように投稿がスタッフごとにタイムライン形式で履歴が残ります。また、どの

取引先の課題についての投稿であるか、検索機能で探すことも可能です。また、タスク機能を使うと、重要な業務について

担当者や期限を設定して、タスク管理をすることができます。このような機能をスタッフ全員が活用することによって、

スタッフ全員が、会社全体の業務の進捗状況を把握できます。つまり、会社全体の業務効率化が図れます。

 チャットワークは、AppStoreやGooglePlayStore で無料ダウンロードして、使用することができます。

最初は無料でダウンロードして、特定のスタッフや取引先とのやり取りをテストしてみて、効果が確認できたら、

全社的に導入し、本腰を入れて活用すると、その効果を体感できますので、ぜひチャレンジしてみてください。



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